Inventaire physique des immobilisations : quid des étiquettes ?

Vous êtes comptable dans une entreprise privée, dans des bureaux, dans une usine, dans un établissement public, un hôpital, un laboratoire ou une collectivité locale.

Chaque année votre commissaire aux comptes ou votre agent comptable vous demande de réaliser un inventaire physique des immobilisations. Il souhaite en effet des valeurs d’actif à jour.

Vous allez vous lancer et vous vous posez la question de l’étiquetage de vos matériels et de vos immobilisations. Dans la théorie, ce n’est pas sorcier.

Il y a deux grandes méthodes.

La première méthode d’inventaire consiste à éditer le fichier des immobilisations et à faire ce que certains appellent l’inventaire comptable.

Il s’agit de pointer pièce par pièce les immobilisations présentes dans les locaux de l’entreprise. C’est la théorie.

Cela nécessite de la préparation avant de lancer cet inventaire des immobilisations. Les lignes globales d’immobilisations sont repérées. Il faut chercher les factures et enrichir son fichier des immobilisations.

Par exemple, une ligne de mobilier de 10000 euros sera détaillée en 7 bureaux ministre, 11 chaises à roulette tissu rouge et 2 bibliothèques vitrées 2 x 2 m. Une fois , l’information détaillée, un opérateur peut partir sur le terrain pointer les équipements, un à un, jusqu’à obtenir les écarts. Il s’agit des immobilisations disparues, détruites.

La méthode est correcte mais il faut refaire cet inventaire chaque année. Cela peut être rébarbatif. En secteur industriel, cela s’avère très compliqué.

La seconde méthode est la méthode d’inventaire physique des immobilisations par excellence.

Il s’agit de faire d’abord l’inventaire physique des immobilisations en aveugle, c’est-à-dire sans aucun fichier. On recense pièce par pièce les matériels présents. On les décrit et dans un deuxième temps, on fait le rapprochement entre le fichier d’inventaire obtenu et le fichier comptable des immobilisations. C’est encore la théorie.

Ce fichier comptable doit aussi être enrichi avant de lancer le rapprochement pour avoir le meilleur résultat. Cette méthode est la préférée car c’est la plus complète et objective et on peut y prévoir un étiquetage des biens et des immobilisations.

L’avantage principal de cet étiquetage est de passer un peu de temps la première année mais de faire des contrôles d’inventaire très rapides les années ultérieures.

En matière d’étiquetage, des étiquettes d’inventaire code-barre ou RFID NFC sont particulièrement adaptées pour ces contrôles d’inventaire. On peut scanner et donc valider des centaines de biens par jour.

Le choix de la bonne étiquette d’inventaire est alors cruciale.

Un mauvais choix fera perdre tout le bénéfice de l’étiquetage de la première année. C’est le grain de sable qui risque de faire s’écrouler tout le système de gestion. La première qualité recherchée dans une étiquette d’inventaire est la pérennité. C’est clair.

L’étiquette d’inventaire doit résister la durée de vie du matériel qu’elle désigne. C’est plutot aisé pour des équipements qui sont dans des bureaux. Mais c’est évidemment plus compliqué dans des usines ou à l’extérieur.

En fonction de la nature des immobilisations, il sera nécessaire de faire un choix de plusieurs support d’étiquettes d’inventaire. Le gestionnaire des immobilisations d’une usine se dotera d’étiquettes d’inventaire simples pour les mobiliers de ses bureaux, des plaques d’identification sur ses machines ou ses installations industrielles et peut-être des supports très endurants près de fours ou sur des moteurs à l’extérieur.

Une bonne connaissance des immobilisations de l’entreprise ou de l’organisme public permettra de choisir les bonnes étiquettes d’inventaire qui résisteront pendant des années.

L’étiquetage des immobilisations en cours d’inventaire physique se fera aussi avec soin pour la réussite du projet. Tous les produits techniques pour l’application d’inventaire demandent des supports propres et bien préparés.

Sans utiliser des solvants ou des produits de nettoyage, le chargé d’inventaire s’assurera que le support n’est pas recouvert de graisse ou d’humidité. Il brossera si besoin les équipements industriels pour retirer l’éventuelle oxydation et apposera ses étiquettes d’inventaire.

Les adhésifs utilisés sur ces étiquettes d’inventaire peuvent prendre plusieurs heures à adhérer fortement au support et c’est un comportement normal. On veillera donc à laisser l’adhésif agir avant de manipuler fortement ces immobilisations.

Avec ces quelques conseils et méthodes, il est certain que votre inventaire physique des immobilisations sera une réussite.

Grâce à vos étiquettes et plaques d’inventaire, vous êtes assurés de gagner un temps considérable chaque année pour répondre à la demande d’inventaire annuel de votre commissaire aux comptes. Une étiquette d’inventaire est pour lui, ce qu’il appelle une trace d’audit et il en raffole. Il vous restera au quotidien d’enregistrer et d’étiqueter les nouveaux biens.

L’ennuyeux inventaire physique des immobilisations deviendra presque un jeu d’enfant !