Vous êtes comptable dans une entreprise privée, dans des bureaux, dans une usine, dans un établissement public, un hôpital, un laboratoire ou une collectivité locale. Chaque année votre commissaire aux comptes ou votre agent comptable vous demande de réaliser un inventaire physique des immobilisations avec étiquette numérotée. Il souhaite en effet des valeurs d’actif à jour.
Deux questions se posent alors :
- Quelles informations vais-je mettre sur mes étiquettes numérotées ?
- Quel support vais-je utiliser ?
Il y a deux méthodes de numérotation pour des etiquettes d’inventaire.
1/ Etiquette numérotée avec le n° d’immobilisation figurant sur le fichier comptable :
C’est souvent la première décision qui vient à l’esprit car elle paraît la plus logique. Elle a l’avantage de réaliser l’inventaire physique et le rapprochement comptable simultanément, et ainsi de voir rapidement les immobilisations disparues, obsolètes ou hors service. Mais avec cette méthode, l’inventaire physique peut devenir long et compliqué car les libellés des immobilisations ne sont pas toujours très explicites, et pas toujours bien classées géographiquement. Cela nécessite de la préparation avant de lancer l’inventaire des immobilisations. Les lignes globales d’immobilisations sont repérées. Il faut chercher les factures et enrichir son fichier des immobilisations.
2/ Etiquette numérotée avec un n° séquentiel :
Il s’agit de faire une première fois l’inventaire physique des immobilisations en aveugle, c’est-à-dire sans aucun fichier. On recense pièce par pièce les matériels présents et on leur pose une étiquette personalisée avec un numéro séquentiel (comme un n° de série unique). Et dans un deuxième temps, on fait le rapprochement entre le fichier d’inventaire obtenu et le fichier comptable des immobilisations. L’avantage principal de cet étiquetage est de passer un peu de temps lors de l’inventaire initial, mais de faire des contrôles d’inventaire très rapides les années ultérieures.
En matière d’étiquetage, des étiquettes code-barres numérotées ou des étiquettes QR code sont particulièrement adaptées pour ces contrôles d’inventaire. On peut les scanner et donc valider des centaines de biens par jour.
Le choix de la bonne étiquette inventaire est alors important.
Un mauvais choix fera perdre tout le bénéfice de l’étiquetage de la première année. C’est le grain de sable qui risque de faire s’écrouler tout le système de gestion. La première qualité recherchée dans une étiquette inventaire est la pérennité.
L’étiquette inventaire doit résister la durée de vie du matériel qu’elle désigne. C’est plutôt aisé pour des équipements qui sont dans des bureaux. Mais c’est évidemment plus compliqué dans des usines ou à l’extérieur. En fonction de la nature des immobilisations, il sera nécessaire de faire un choix de plusieurs supports d’etiquettes inventaire. Le gestionnaire des immobilisations d’une usine se dotera d’étiquettes inventaire simples pour les mobiliers de ses bureaux (étiquettes polyester, étiquettes doubleacrylic) ou d’etiquettes industrielles sur ses machines ou ses installations techniques (étiquettes aluminium, étiquettes acier).
Grâce à vos étiquettes code-barres, vous êtes assurés de gagner un temps considérable chaque année pour répondre à la demande d’inventaire annuel. L’ennuyeux inventaire physique des immobilisations deviendra presque un jeu d’enfant !
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