Vous souhaitez savoir quelles sont les bonnes pratiques pour étiqueter les immobilisations ?
Il viendra le jour où les objets et les biens seront communicants. On imagine déjà ces objets connectés, qui dialogueront avec un logiciel central, pour lu envoyer sa position, ses besoins de maintenance …
En attendant, l’étiquette d’identification est l’amie du gestionnaire et du comptable des immobilisations.
Qu’ils travaillent dans une entreprise publique ou privée, c’est un principe de base de la comptabilité : les biens durables doivent être identifiés et inventoriés régulièrement. Ils constituent le patrimoine de l’entreprise. Le patrimoine est présenté dans un bilan aux actionnaires, aux fournisseurs et aux tiers. L’inventaire du patrimoine doit être exact et ne pas être surestimé. L’inventaire et donc l’étiquetage des biens durables, les immobilisations corporelles, est une obligation.
En raison de la variété des immobilisations, le comptable se pose aussi des questions sur l’identification. Tous les biens sont-ils étiquetables ?
On peut effectivement éviter d’identifier certains biens qui disposent déjà d’une identification unique comme les véhicules (plaques d’immatriculation, numéro de châssis, numéro de moteur …) apposé par le constructeur par exemple. Pour certains biens comme des équipements malgré la présence d’un numéro de série, il peut s’avérer insuffisant car il est mal placé et ne permet pas l’inventaire ou le contrôle d’inventaire rapide.
Pour tous les autres biens ou immobilisations, l’étiquetage est utile. Il y a néanmoins une limite qui n’est pas toujours claire sur les petits biens, durables certes, donc des immobilisations mais qui sont de très faible valeur.
La meilleure méthode est de faire une nomenclature des biens à immobiliser. Il s’agit d’un catalogue de biens usuels, classé par familles. Dans ce catalogue, la limite d’inventaire et d’étiquetage sont définis. Cela permet d’avoir un inventaire homogène, exhaustif sur toutes les familles de biens.
Dans cette nomenclature, on indique aussi famille de bien par famille de biens, les règles d’étiquetages et le type d’étiquette à utiliser si le comptable dispose de plusieurs types d’étiquettes en fonction de l’environnement des biens.
Une autre astuce est de définir quelques règles d’emplacement de pose pour ne pas les chercher lors d’un prochain contrôle d’inventaire. Il est en effet très pénible de chercher les étiquettes sur les biens, ou pire de les réétiqueter alors qu’ils le sont déjà.
Pour bien choisir le support d’étiquette, plusieurs idées et conseils sont disponibles sur ce site et pour commencer, n’hésitez pas à consulter l’article Inventaire physique des immobilisations : comment choisir votre étiquette ?
L’étiquetage garantit un inventaire précis, facilite le suivi des biens et assure une gestion comptable conforme aux obligations légales.
Tous les biens durables sauf ceux déjà identifiés (ex. : véhicules avec plaques d’immatriculation). Les petits biens de faible valeur peuvent être exclus.
Créez une nomenclature des biens à immobiliser, classée par familles, avec des règles claires sur les limites d’inventaire et d’étiquetage.
Elle garantit un inventaire homogène, exhaustif et facilite l’identification des biens par famille, tout en définissant les types d’étiquettes à utiliser.
Le choix dépend de l’environnement du bien (intérieur, extérieur, exposition à des conditions extrêmes) et des besoins de durabilité.
Définissez des règles d’emplacement pour faciliter les contrôles d’inventaire et éviter de chercher ou de réétiqueter les biens.
Oui, pour garantir une identification rapide et homogène, utilisez des étiquettes adaptées à chaque famille de biens.
Évaluez leur utilité dans l’inventaire. Si leur valeur est négligeable, ils peuvent être exclus de l’étiquetage.
Des logiciels de gestion d’inventaire couplés à des étiquettes avec codes-barres ou QR codes simplifient le suivi et le contrôle.