Vous êtes comptable dans une entreprise privée, dans des bureaux, dans une usine, dans un établissement public, un hôpital, un laboratoire ou une collectivité locale. Chaque année votre commissaire aux comptes ou votre agent comptable vous demande de réaliser un inventaire physique des immobilisations avec étiquette numérotée. Il souhaite en effet des valeurs d’actif à jour.
Deux questions se posent alors :
- Quelles informations vais-je mettre sur mes étiquettes numérotées ?
- Quel support vais-je utiliser ?
Il y a deux méthodes de numérotation pour des etiquettes d’inventaire.
Etiquette numérotée avec le n° d’immobilisation figurant sur le fichier comptable
C’est souvent la première décision qui vient à l’esprit car elle paraît la plus logique. Elle a l’avantage de réaliser l’inventaire physique et le rapprochement comptable simultanément, et ainsi de voir rapidement les immobilisations disparues, obsolètes ou hors service. Mais avec cette méthode, l’inventaire physique peut devenir long et compliqué car les libellés des immobilisations ne sont pas toujours très explicites, et pas toujours bien classées géographiquement. Cela nécessite de la préparation avant de lancer l’inventaire des immobilisations. Les lignes globales d’immobilisations sont repérées. Il faut chercher les factures et enrichir son fichier des immobilisations.
Etiquette numérotée avec un n° séquentiel
Il s’agit de faire une première fois l’inventaire physique des immobilisations en aveugle, c’est-à-dire sans aucun fichier. On recense pièce par pièce les matériels présents et on leur pose une étiquette personalisée avec un numéro séquentiel (comme un n° de série unique). Et dans un deuxième temps, on fait le rapprochement entre le fichier d’inventaire obtenu et le fichier comptable des immobilisations. L’avantage principal de cet étiquetage est de passer un peu de temps lors de l’inventaire initial, mais de faire des contrôles d’inventaire très rapides les années ultérieures.
En matière d’étiquetage, des étiquettes code-barres numérotées ou des étiquettes QR code sont particulièrement adaptées pour ces contrôles d’inventaire. On peut les scanner et donc valider des centaines de biens par jour.
Le choix de la bonne étiquette inventaire est alors important.
Un mauvais choix fera perdre tout le bénéfice de l’étiquetage de la première année. C’est le grain de sable qui risque de faire s’écrouler tout le système de gestion. La première qualité recherchée dans une étiquette inventaire est la pérennité.
L’étiquette inventaire doit résister la durée de vie du matériel qu’elle désigne. C’est plutôt aisé pour des équipements qui sont dans des bureaux. Mais c’est évidemment plus compliqué dans des usines ou à l’extérieur. En fonction de la nature des immobilisations, il sera nécessaire de faire un choix de plusieurs supports d’etiquettes inventaire. Le gestionnaire des immobilisations d’une usine se dotera d’étiquettes inventaire simples pour les mobiliers de ses bureaux (étiquettes polyester, étiquettes doubleacrylic) ou d’etiquettes industrielles sur ses machines ou ses installations techniques (étiquettes aluminium, étiquettes acier).
Grâce à vos étiquettes code-barres, vous êtes assurés de gagner un temps considérable chaque année pour répondre à la demande d’inventaire annuel. L’ennuyeux inventaire physique des immobilisations deviendra presque un jeu d’enfant !
Retrouvez les étiquettes d’inventaire sélectionnées par News Etiquettes.
Elles permettent de suivre et d’identifier facilement les biens, d’assurer un rapprochement comptable précis et de simplifier les contrôles annuels.
La numérotation séquentielle est utilisée pour un inventaire initial sans fichier, tandis que le numéro d’immobilisation est directement lié au fichier comptable.
Les étiquettes code-barres ou QR code numérotées sont idéales pour un inventaire rapide et précis, notamment grâce à leur capacité à être scannées.
Pour des bureaux, optez pour des étiquettes polyester ou doubleacrylic. Pour des environnements industriels, préférez des étiquettes aluminium ou acier.
Oui, les étiquettes industrielles sont conçues pour résister aux conditions extrêmes comme l’humidité, les températures élevées et les produits chimiques.
Elles permettent un suivi numérique rapide, une validation efficace des biens et une gestion simplifiée des immobilisations.
Non, il est recommandé d’adapter les étiquettes au type de bien et à son environnement pour garantir leur durabilité.
Assurez-vous que les étiquettes soient durables, adaptées à l’environnement et compatibles avec vos outils de gestion (scanners, logiciels).
Un étiquetage initial bien réalisé garantit des contrôles rapides et efficaces les années suivantes, réduisant le temps et les efforts nécessaires.
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